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Ein Scrum für alle Fälle? Für jeden Fall ein Scrum!

Strukturieren von Aufgaben
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März 10, 2022 | Akademie, Digitalisierung

Scrum, die meistgenutzte agile Entwicklungsmethode, wird vor allem in der Softwareentwicklung eingesetzt. Dabei bietet sie in vielen anderen Bereichen ebenfalls weitreichende Anwendungsmöglichkeiten und Vorteile.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche konkreten Vorteile Scrum im Projektmanagement bietet. Falls Sie mit der Materie noch nicht vertraut sind und grundlegende Informationen rund um das Thema Agilität erhalten wollen, empfehlen wir Ihnen unseren Beitrag Agilität – Trend oder Optimierung des Unternehmens? auf unserer Website.

Agiles Projektmanagement auf den Punkt gebracht: Konkrete Vorteile von Scrum

Scrum basiert auf einem Rahmenwerk von Rollen, Events und Artefakten. Diese bringen einem Team Transparenz, Struktur und einen klar definierten Arbeitsprozess, basierend auf agilen Prinzipien.

Scrum

Regelmäßige und nachhaltige Ergebnissicherheit

Scrum führt durch kurzzyklische Iterationen – auch „Sprints“ genannt – zu einer hohen und regelmäßigen Ergebnissicherheit. Grund dafür ist die im Arbeitsprozess zum Abschluss jeder Iteration eingebaute Zielsetzung des Erreichens eines (Zwischen-)Ergebnisses, Product Increment genannt. Das kontinuierliche Überprüfen der (Zwischen-)Ergebnisse ermöglicht wiederum eine flexiblere und genauere Planung – die Ergebnissicherheit wird nachhaltig gesteigert.

Verlässliche Projektlaufzeiten und eigenverantwortliches Arbeiten

Eine gute Planung ist das Fundament, auf dem der Erfolg von Projekten gründet. Scrum perfektioniert diesen Grundsatz: Jeder Sprint wird zu einem Projekt im Projekt. Der unerwünschte Effekt der „zeitfressenden“ Langfristplanung wird auf ein Minimum reduziert. Über die Zwischenergebnisdichte entlang der Sprints sowie die Abschätzung der noch offenen Aufgaben im Aufgabenspeicher, Product Backlog genannt, ist eine sehr viel genauere Abschätzung der Projektlaufzeit möglich. Die Folge: Verlässliche Projektlaufzeiten werden erreicht. Daneben fördert diese Fokussierung das eigenverantwortliche Arbeiten im Team und erhöht somit die Motivation.

Maximale Transparenz und regelmäßige Kommunikation

Kunden und Stakeholder werden in regelmäßigen Abständen über die (Zwischen-)Ergebnisse informiert und nach ihrem Feedback gefragt. Es herrscht maximale Transparenz. Dies macht es möglich, korrigierend auf den Projektverlauf einzuwirken. Durch das regelmäßige iterative Einbinden der Entscheider können Entscheidungen schneller und weiter unten in der Hierarchie getroffen werden. Beide Seiten, sowohl das Projektteam als auch die Kunden/Entscheider, gewinnen an Freiraum.

Wie Scrum das schafft? Unsere Berater*innen beantworten Ihnen diese Frage sehr gerne. Oder Sie besuchen eines unser Webinare rund um agile Methoden und Themen – sichern Sie sich jetzt Ihren Platz und gehören Sie zu denjenigen, die die Prozessoptimierung an der Wurzel packen!

Scrum kompakt erklärt: Das Rahmenwerk aus Rollen, Events und Artefakten

Scrum ist ein sehr einfach aufgebautes Rahmenwerk und besteht im Wesentlichen aus 11 Elementen, die in Events, Rollen und Artefakten zusammengefasst werden.

Events

Events

Die Events werden Sprint, Sprint Planning, Daily Stand-up, Sprint Review und Sprint-Retrospektive genannt und dienen insbesondere der Strukturierung der kurzzyklischen Iterationen. Der Sprint ist dabei die übergeordnete Iteration – man könnte ihn auch als eine Art Takt verstehen – und wird für einen Zeitraum von 1 bis 4 Wochen festgelegt. Die weiteren Events sind die Meetings im Sprintverlauf, die den Arbeitsprozess sauber strukturieren.

Rollen

Rollen

Das Scrum-Rollenmodell trennt in eine Rolle, die sagt, WAS gemacht werden soll (Product Owner), sowie eine Rolle, die sagt, WIE etwas gemacht werden soll (Entwickler/Entwicklerteam). Zusätzlich gibt es die Rolle des Scrum Master, der insbesondere für die nachhaltige Implementierung der iterativen Vorgehensweise und des Führungsverhaltens verantwortlich ist.

Artefakte

Artefakte

Die Artefakte spiegeln die Rollen wider (Product Backlog für den Product Owner, Sprint Backlog für die Entwickler) und geben über das Product Increment dem Sprint in der Ergebniserzeugung und -überprüfung Orientierung.

Hindernisse bei der Einführung von Scrum

Planen

Scrum wurde ursprünglich für die Softwareentwicklung geschaffen. Doch es lässt sich weit über den Softwarebereich hinaus nutzen – mit Scrum haben Sie ein agiles Projektmanagement-Tool. Bei der Einführung können jedoch einige Hindernisse auftauchen. Diese Herausforderungen müssen nicht zum Nachteil von Scrum sein – vorausgesetzt, man hat Folgendes im Blick:

Lieferbare Produkte nach jedem Sprint

Ein (potenziell) lieferbares Product Increment nach jedem Sprint wird als Vision gesehen und daher auch nicht gefordert. Anhand des Reifegradzuwachses wird aber, gemeinsam mit dem Team, die schnellstmögliche getaktete Release-Zeit für die Erzeugung eines nächsten Produktreifegrades bestimmt und in der Sprintphilosophie abgearbeitet. Produktentstehungsprozess und Projektplan dienen als Orientierungsanker zur Planung der Abläufe in einer 10-Wochen-Perspektive.

Umgang mit etabliertem Rollenmodell und Führungskräften

Das klassische Rollenmodell des Projektmanagements funktioniert bei Scrum nicht: Projektleitende sind es gewohnt, die Führung des Teams zu übernehmen – bei Scrum jedoch nehmen Scrum Master die Position von Moderator*innen, die das Team begleiten, ein.

Daher ist es oftmals sinnvoller, die Rolle mit einer Person zu besetzen, die kein eigenes Ziel im Projekt verfolgt. Vielmehr setzt sie den Fokus darauf, dem Team einen reibungslosen Prozessablauf zu gewährleisten.

Führungskräfte sind in Scrum nicht erwähnt. Da Scrum ein Handlungsrahmen ist, gilt hier der Grundsatz einer individuellen Anpassung und Überprüfung in den Sprint-Retrospektiven. Insbesondere in einem Projektgeflecht von Großprojekten, kleineren Projekten und prozessualer Arbeit muss ein unternehmensspezifischer Ansatz gefunden werden, der die Führungskräfte beinhaltet.

Kleinere Projekte und prozessuale Arbeit

Ein Portfolio mit vielen Kleinprojekten und prozessualer Arbeit ist ein Indiz für weniger komplexe Sachverhalte, die sich mit bekannten Managementmethoden wie dem Produktentstehungsprozess oder spezifischen Arbeitsanweisungen (z. B. in Testabteilungen) in dafür spezialisierten Abteilungen unter Leitung einer Führungskraft wesentlich effizienter abarbeiten lassen als mit Scrum.

Es ist daher zunächst erforderlich, den Komplexitätsgrad des Projekts zu bestimmen und die dafür sinnvollste Managementmethode auszuwählen. Eine sehr bekannte Methode in diesem Zusammenhang sind Kanbanboards in indirekten Bereichen zur Optimierung des Aufgabendurchflusses.

Anpassung des Scrum Framework über Archetypen der Produktentstehung

Nun gilt es, den für ein Unternehmen geeigneten Mix an Methodenunterstützung entlang der Komplexitätsgrade der Projekte und Aufgaben zu bestimmen. Hierfür bieten sich folgende vier Archetypen der Produktentstehung an:

Vorgang:
eine Abfolge von Aufgaben bis zum konkreten Ergebnis. Im Zusammenhang mit der Produktentstehung & -pflege wird dieser Begriff gerne für kleine, bekannte Aufgabenpakete verwendet, die kein Projekt zur Abarbeitung benötigen.

Anpassungsentwicklung:
kleinere Produkterweiterungen, die weder von der Anforderungsseite noch hinsichtlich neu einzusetzender Technologien große Schwierigkeiten erwarten lassen.

Produktneuentwicklungen:
bewusst angestoßene Vorhaben, um ein bestehendes Produkt signifikant zu erneuern.

Innovationen:
Sie entstehen, wenn ein Market Need auf eine Enabler-Technologie stößt und dies, zumindest für das Unternehmen, in dieser Kombination komplettes Neuland ist. Abläufe müssen neu „entdeckt“ werden. Das beinhaltet eine erhöhte Wahrscheinlichkeit, dass eingeschlagene Wege scheitern können.

Das Scrum Framework richtig zu adaptieren erhöht Transparenz, Geschwindigkeit und Ergebnistreue eines jeden dieser vier Archetypen:

Ausgehend von dem bestehenden Aufgaben- und Projektportfolio sowie der Unternehmensstruktur werden die Events, Rollen und Artefakte mit etablierten Rahmenwerken wie dem Produktentstehungsprozess sinnvoll gekoppelt.

So fallen beispielsweise bei dem Archetyp Vorgang die Events in einem regelmäßigen Stand-up mit Planungs-, Review- und Retrospektive-Elementen zusammen.

Im Bereich der Anpassungsentwicklung stellt sich insbesondere die Frage der richtigen Integration der Interdisziplinarität von Projektteams mit vielen Parallelprojekten. Die Scrum-Rolle „Entwickler“ muss hier sehr viel breiter gedacht werden, da viele Aufgaben insbesondere in der Supply Chain zu suchen sind. Multiprojektboards helfen an dieser Stelle, mehrere Projekte parallel im gleichen Team zu bearbeiten. 

Produktneuentwicklungen profitieren von der stringenten Nutzung des Scrum-Ansatzes insbesondere bei Entwicklungsaufgaben. Der Ansatz muss aber aufgrund der Aufgabengröße und der damit einhergehenden Anzahl der Entwickler oftmals skaliert werden. Zudem gilt es, die interdisziplinären Projektmitglieder aus Disposition, Einkauf, Qualität und Produktion richtig einzubinden und den Designtransfer sauber vorzubereiten. Ein Übergang in ein mehr prozessgesteuertes Vorgehen nach einem etablierten Produktentstehungsprozess ist insbesondere in späteren Entwicklungsphasen häufig wichtig.

Das schnelle Erzeugen von Ergebnissen hilft beim Erkunden von Neuland. Scrum in seiner Reinform ist daher bei der Ergründung von Innovationen das Mittel der Wahl. 

Fazit: Vorteile von Scrum für Ihr Projekt

Scrum ist in jedem Fall eine Bereicherung im Methodenbaukasten der Produktentstehung. Die Feinjustage auf das eigene Umfeld obliegt aber jedem Unternehmen und insbesondere natürlich den Teams selbst. Eine Orientierung an den Archetypen in der Produktentstehung hilft bei dieser Justage.

Den Scrum für alle Fälle gibt es nicht, es lässt sich aber für jeden Fall ein mehrwertstiftender Ansatz definieren.

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