Wir möchten über rechtswidriges Verhalten in unserem Unternehmen informiert werden, um solche Verhaltensweisen aufklären und abstellen zu können. Daher ermutigen wir alle – egal ob Mitarbeitende, ehemalige Kolleg*innen, Kunden, Lieferanten oder Dritte –, uns Hinweise auf Rechtsverstöße mitzuteilen.
Grundsätzlich sollten sich Mitarbeitende/Interne zunächst an ihre Führungskraft wenden. Externe Personen können sich an ihre Ansprechpartner*innen im Unternehmen wenden. Uns ist klar, dass dies nicht in allen Fällen sinnvoll oder möglich ist. Daher haben wir über unseren Datenschutz-Dienstleister yourIT eine vertrauliche Meldestelle für Personen eingerichtet, die im beruflichen Zusammenhang Informationen über Verstöße erlangt haben.
Sie können sich unmittelbar an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, der mit seinem Team Meldungen entgegennimmt. Diesen können Sie initial per E-Mail oder Telefon erreichen. Je nach Ihren Bedürfnissen als Hinweisgeber*in wird er Ihnen zusätzlich eine gesicherte digitale Austauschplattform bereitstellen und/oder sich mit Ihnen treffen.
So erreichen Sie unsere Meldestelle:
yourIT GmbH
Per E-Mail: whistleblowing@yourit.de
Per Telefon: +49 7433 30098-30
Zertifiziert nach DIN ISO/IEC 27001:2015
Alle Hinweise werden streng vertraulich behandelt und relevanten Personen nur direkt zur Prüfung zugänglich gemacht. Über die Meldestelle können Sie auch ohne Nennung Ihres Namens Hinweise geben. Wir weisen darauf hin, dass wir auch anonyme Hinweise verfolgen. Wir können Hinweisgebenden jedoch keine Anonymität zusichern, auch wenn wir versuchen, den Wunsch nach Anonymität umzusetzen. Weitere Fragen dazu, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung im Abschnitt „Hinweisgebende Personen, Whistleblower“.
Wir bitten um Verständnis dafür, dass die Meldestelle nur zur Meldung von Verstößen gegen Gesetze, Richtlinien oder Regelungen, die wir uns selbst auferlegt haben, genutzt werden soll. Die Meldestelle ist nicht für allgemeine Beschwerden oder Gewährleistungsanfragen vorgesehen.
Unser Staufen Code of conduct
Das Verfahren ist in drei Phasen eingeteilt:
- Initiale Kontaktaufnahme
Ziel ist es, grundsätzliche Informationen zum Sachverhalt zu bekommen. Hier folgen wir dem bereits bewährten Vorgehen zur Dokumentation von (mutmaßlichen) Compliance-Verstößen. Wir wollen genug Informationen bekommen, um zu einer ersten Einschätzung über die Ernsthaftigkeit der (mutmaßlichen) Verstöße gelangen zu können. Gleichzeitig werden die möglichen Kommunikationskanäle mit der hinweisgebenden Person geklärt – und in diesem Rahmen wird auch der Eingang der Meldung bestätigt. - Bewertung der Hinweise und abgeleitete Maßnahmen
Es erfolgt eine Abstimmung mit dem Whistleblowing-Koordinator, wie mit den Hinweisen umgegangen werden soll. Grundsätzlich orientiert sich das Verfahren an den Vorgaben des Gesetzes – niedergelegt in § 17 und § 18 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Gegebenenfalls wird die hinweisgebende Person kontaktiert – soweit möglich –, um weitere Informationen anzufragen. Unter anderem können weitere Untersuchungen eingeleitet oder das Verfahren kann aus Mangel an Hinweisen beendet werden. - Abschluss des Verfahrens
Der hinweisgebenden Person wird innerhalb der gesetzlichen Fristen mitgeteilt – soweit möglich und erwünscht –, ob und, wenn zutreffend, welche Maßnahmen aufgrund der Hinweise getroffen wurden.
