Zusammenarbeit als Erfolgsfaktor – Studie Kollaboration 2021

Die Zusammenarbeit innerhalb der Unternehmen wurde und wird durch Corona diversen Prüfungen ausgesetzt. Mit der Studie Kollaboration 2021 ging Staufen gemeinsam mit dem Tochterunternehmen ValueStreamer GmbH den Fragen nach, wie schwerwiegend diese Prüfungen waren und welche Erkenntnisse Unternehmer für die Zukunft mitnehmen sollten. Andreas Romberg, Geschäftsführer der Staufen Value Streamer GmbH, fasst die Ergebnisse zusammen.

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Zu viel, aber falsche Kommunikation

Andreas Romberg gibt an, pro Arbeitstag selten mehr als 20 E-Mails aus den eigenen Reihen zu erhalten. Dass es so wenige sind, liegt ausschließlich an einer sorgfältigen Kommunikationssystematik. Kunden der Staufen AG hatten im Management teilweise bis zu 600 E-Mails am Arbeitstag – ein Umstand, der effizientes und fehlerfreies Arbeiten unmöglich machte.

Laut der Studie Kollaboration 2021 ist in 70 Prozent der Unternehmen das hohe Aufkommen an E-Mails inzwischen zu einem ernst zu nehmenden Problem geworden. Der Großteil der E-Mails beschäftigt sich mit der Organisation der Zusammenarbeit. Dazu sind sie aber eigentlich nicht gedacht. Ursprünglich sollten sie dem raschen Informationsaustausch dienen.

Andreas Romberg erklärt, dass die Kommunikation in manchen Unternehmen gestört ist: Es werden nicht genug Informationen ausgetauscht und in Meetings bleiben zu viele Punkte ohne Verbindlichkeit geklärt. Häufig fehlt sogar von Anfang an die klare Zielsetzung. Erst im Nachhinein stellt sich dann heraus, dass wichtige Informationen fehlen.

Notgedrungen nutzen die Mitarbeitenden für das Feintuning und die letztendliche Absprache E-Mails und Verteiler. Hier gibt es aber immer Missverständnisse oder Widersprüche, sodass die Kommunikation sich um Nebensächliches dreht, Wichtiges unbeachtet bleibt und die Bearbeitung der E-Mails einen großen Teil des Arbeitstages frisst.

Corona bringt die Probleme ans Licht

Corona hat die Digitalisierung in Deutschland um einen entscheidenden und längst überfälligen Schritt nach vorne gebracht: Die Infrastrukturen wurden verbessert, es wurden mehr Funkmasten gebaut, mehr Leitungen verlegt und auch die Leistungen der Datenleitungen sind verbessert worden. So hat die Regierung darauf reagiert, dass zahlreiche Meetings überall in Deutschland plötzlich via Teams oder Zoom stattfanden.

Zum Informationsaustausch eignen sich Zoom und Co. gut, allerdings fehlen ihnen etliche Funktionen, die die Zusammenarbeit erleichtern würden, denn sie sind vornehmlich Werkzeuge zur Kommunikation. Der Austausch von Daten und Dateien sowie das gemeinsame Arbeiten daran muss über andere Werkzeuge stattfinden, die ihrerseits nicht über Funktionen zur Kommunikation verfügen.

Schließlich ist jedes Tool nur so gut wie derjenige, der es benutzt. Während Corona hat sich gezeigt, dass diejenigen, die schon vorher keine funktionierende Kommunikationssystematik entwickelt hatten, weiterhin mit diesem Problem kämpfen müssen. Meetings werden nicht zielführender, wenn sie online abgehalten werden. Daher stehen die Führungskräfte in der Pflicht, die Kommunikation im Unternehmen grundlegend zu verbessern. Das Homeoffice während der Krise macht diese Aufgabe aber nicht eben leichter.

Das informelle Gespräch fehlt

In den meisten Unternehmen tauschen sich die Beschäftigten neben der hauptsächlichen Arbeit untereinander aus: Sie reden in der Mittagspause, beim Kaffeetrinken oder auf dem Arbeitsweg miteinander. Diese Art der informellen Kommunikation ist während des Homeoffice nicht möglich – und das bekommen die Arbeitgeber zu spüren: Die Teams sind weniger gut vernetzt, sie sprechen sich nicht mehr so sorgfältig ab.

Das liegt aber nicht an einer Art Verweigerungshaltung, sondern ausschließlich daran, dass den Mitarbeitenden die Möglichkeiten fehlen, die sie sonst hatten. Der kurze Austausch, das rasche Rückversichern – all das muss während der Krise doch wieder über das Telefon oder eben die E-Mail erledigt werden. Es kommt zu Verzögerungen, und je nach E-Mail-Aufkommen übersehen manche Mitarbeitende auch die eine oder andere Nachricht oder vergessen zu reagieren.

Unternehmen stellen fest: Die Performance leidet

Es gibt mehrere ganz konkrete Kennzahlen, an denen Arbeitgeber feststellen können, ob das Unternehmen gut läuft, nämlich:

• Qualität
• Effizienz
• Kosten
• Innovationskraft
• Kundenzufriedenheit

Sie alle können einbrechen, wenn die Kommunikation unter den Beschäftigten und vor allem zwischen ihnen und den Führungskräften gestört ist. Ohne genaue Zielsetzungen, klare Ansagen, deutlich ge- und erklärte Schritte auf dem Weg zum festgesetzten Ziel wird der Arbeitsalltag zur Qual: Die Mitarbeitenden müssen den benötigten Informationen hinterherlaufen und oft viel zu viel Zeit aufwenden, um herauszufinden, bei wem im Projekt welche Verantwortlichkeiten liegen.

Deadlines und Produktionsziele werden nicht eingehalten, die Qualität sinkt, die Kunden sind unzufrieden. Unternehmen, die bereits vor der Krise durch Corona nicht optimal aufgestellt und in kommunikativer Hinsicht nicht gut organisiert waren, bekamen und bekommen während der Aufspaltung der Teams durch das Homeoffice die volle Härte der Versäumnisse zu spüren.

Es gibt verschiedene Stellschrauben für eine gelungene Kollaboration

Führungskräfte, die feststellen, dass sie die Kommunikation im Unternehmen oder in ihrem Team dringend verbessern müssen, haben gleich mehrere Ansatzpunkte dafür. Hilfreich sind

• regelmäßige Termine – Meetings, die von vornherein ein eindeutiges Ziel haben. Hier halten sich die Kollegen und Kolleginnen untereinander auf dem Laufenden, was die Termine angeht, und erhalten jedes Mal neue Zielsetzungen. Nichts wird auf später verschoben, nichts hinter vorgehaltener Hand geklärt.
• Tools, die Transparenz erzeugen – Erfolg ist messbar. Wer seine Kommunikationsstrategie mit den passenden Daten untermauern kann, hat gute Argumente auf seiner Seite und kann die Strategie jederzeit optimieren.
• Moderationstraining – Führungskräfte, die allzu oft das Heft aus der Hand geben und Meetings nicht professionell moderieren, geben den Mitarbeitenden keine leicht verständlichen, verbindlichen Anweisungen. Ein Moderationstraining kann hier Abhilfe schaffen und die Führung verbessern

Der ValueStreamer – ein hilfreiches Tool für Führungskräfte

Mit dem ValueStreamer stellt die Tochtergesellschaft der Staufen AG ein Tool vor, dass nicht nur die digitale Kommunikation in Unternehmen erleichtert und den Führungskräften dabei hilft, die passende Strategie zu entwickeln. Auch wichtige Kennzahlen und Listen können damit einfach visualisiert werden. Das Werkzeug hilft bei der Datenaggregation und kann Daten mit anderen Systemen austauschen.

Zum Umfang gehören außerdem zahlreiche Shopfloor Management-Funktionen: Sie unterstützen Führungskräfte im Abweichungsmanagement und sie ermöglichen Verbindlichkeit. Prozesskontrolle, Feedback-Funktionen, T-Cards und Go&Sees unterstützen die Zielsetzungen des Managements. So gelingt die Führung mit einer guten Kommunikation sowohl über die Distanz als auch vor Ort.

Mit Schwung aus der Krise dank guter Zusammenarbeit

Wer im Unternehmen Schwierigkeiten feststellt, die sich im Zuge der Coronakrise verstärkt haben, sollte die Kommunikationsstrategie genauer untersuchen. In fast allen Fällen gibt es hier ein enormes Verbesserungspotenzial. Effiziente, zügige und zielgerichtete Kommunikation ist ein Schlüssel zu besserer Arbeit. Das ist nicht nur für Kunden und Arbeitgeber angenehm: Auch den Mitarbeitenden erleichtert der richtige Informationsaustausch den Arbeitsalltag sehr.

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