
In einfachen Schritten zum nachhaltigen Erfolg
Die Technologien Process Mining und Robotic Process Automation (RPA) unterstützen effizient und zielgerichtet das Vorantreiben von Digitalisierung und Automatisierung im Unternehmen. Sie helfen, Prozesse zu analysieren, zu verstehen, zu verbessern, zu automatisieren, wo es möglich ist, und so letztendlich die Wertschöpfung zu erhöhen.
Zur Erschließung der konkreten Potenziale durch ein Process-Mining-Projekt hat sich das folgende (Projekt-)Vorgehen in der Praxis bereits vielfach bewährt.
Messen, Fokussieren, Handeln

Initiierung
Die Klärung und Identifizierung der wichtigsten Interessen und Stakeholder ist der Grundstein für eine erfolgreiche Projektdurchführung. Dabei können sowohl ökonomische als auch technische und ökologische Aspekte berücksichtigt werden. Die Roadmap zur Werterealisierung wird definiert und mittels eines Dashboards sichtbar gemacht. Der Umfang der erforderlichen Projektressourcen sollte dabei nicht unterschätzt werden.
Set-Up
Das Fundament für alle weiteren Schritte bildet das Erstellen von Datenmodellen. Durch den Aufbau einer Echtzeitverbindung zu den Quellsystemen des Unternehmens können sämtliche Daten im Unternehmen zur Erarbeitung eines Ereignisprotokolls herangezogen werden. Process Mining »durchgräbt« alle Daten, die sich in einem Unternehmenssystem ansammeln, während die Prozesse ablaufen. Dies sind typischerweise Datenbanken und Dateien aus Unternehmensinformationssystemen oder ERP-Systemen.
Analyse
Als nächster Schritt folgt die Auswertung der gewonnenen Daten. Dafür werden die entsprechenden Analysen aufgesetzt. Prozessexperten validieren die Daten und Analysen, identifizieren Schwachstellen und »Verschwendungen« im Prozess (Execution Gaps). Dabei können sog. Execution Instruments (bspw. Order-to-Cash, Accounts payable, Accounts receivable, Lead-to-Order etc.) eingesetzt werden.

Umsetzung
In der Umsetzung geht es vor allein den neuen Prozessen und im Umgang mit Dashboards zu schulen. Begleitung und Coaching der Mitarbeitenden sollten mit größter Sorgfalt erfolgen, insbesondere um deren Ängste davor abzubauen, dass sie mit neuen Technologien und der voranschreitenden Digitalisierung nicht Schritt halten könnten. Oft werden diese Ängste eher vom Unbekannten ausgelöst als von der Möglichkeit des eigenen Versagens. Viele Mitarbeitende sind nach der Einführung neuer Technologien zufriedener und produktiver, da sie durch die automatisierten Prozesse in ihrer Arbeit unterstützt und entlastet werden.
Handover
Auch nach erfolgreicher Optimierung und Automatisierung werden die Prozesse weiterhin überwacht und dokumentiert. Über Dashboards werden die Daten in Echtzeit visualisiert. So tragen sie zur Weiterentwicklung der Organisation bei. Die Handover-Phase dient der Überführung des Projekts in den Tagesbetrieb.
Mithilfe der Process-Mining-Technologie, eines internen IT-Kompetenzteams oder externer Berater*innen kann für jedes Unternehmen und jeden Prozess die rentabelste Lösung gefunden werden. Mit der Auswahl der richtigen Prozesse und Tätigkeiten kann RPA in Kombination mit Process Mining für eine höhere Wertschöpfung, reduzierte Kosten und damit mehr Gewinn für das Unternehmen sorgen.
Autor:
Dr. Christian Kubik
Senior Expert
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