Process Mining & Robotic Process Automation (Teil 2)

In einfachen Schritten zum nachhaltigen Erfolg

Die Technologien Process Mining und Robotic Process Automation (RPA) unterstützen effizient und zielgerichtet das Vorantreiben von Digitalisierung und Automatisierung im Unternehmen. Sie helfen, Prozesse zu analysieren, zu verstehen, zu verbessern, zu automatisieren, wo es möglich ist, und so letztendlich die Wertschöpfung zu erhöhen.

Zur Erschließung der konkreten Potenziale durch ein Process-Mining-Projekt hat sich das folgende (Projekt-)Vorgehen in der Praxis bereits vielfach bewährt.

Messen, Fokussieren, Handeln

Initiierung

Die Klärung und Identifizierung der wichtigsten Interessen und Stakeholder ist der Grundstein für eine erfolgreiche Projektdurchführung. Dabei können sowohl ökonomische als auch technische und ökologische Aspekte berücksichtigt werden. Die Roadmap zur Werterealisierung wird definiert und mittels eines Dashboards sichtbar gemacht. Der Umfang der erforderlichen Projektressourcen sollte dabei nicht unterschätzt werden.

Set-Up

Das Fundament für alle weiteren Schritte bildet das Erstellen von Datenmodellen. Durch den Aufbau einer Echtzeitverbindung zu den Quellsystemen des Unternehmens können sämtliche Daten im Unternehmen zur Erarbeitung eines Ereignisprotokolls herangezogen werden. Process Mining »durchgräbt« alle Daten, die sich in einem Unternehmenssystem ansammeln, während die Prozesse ablaufen. Dies sind typischerweise Datenbanken und Dateien aus Unternehmensinformationssystemen oder ERP-Systemen.

Analyse

Als nächster Schritt folgt die Auswertung der gewonnenen Daten. Dafür werden die entsprechenden Analysen aufgesetzt. Prozessexperten validieren die Daten und Analysen, identifizieren Schwachstellen und »Verschwendungen« im Prozess (Execution Gaps). Dabei können sog. Execution Instruments (bspw. Order-to-Cash, Accounts payable, Accounts receivable, Lead-to-Order etc.) eingesetzt werden.

Umsetzung

In der Umsetzung geht es vor allein den neuen Prozessen und im Umgang mit Dashboards zu schulen. Begleitung und Coaching der Mitarbeitenden sollten mit größter Sorgfalt erfolgen, insbesondere um deren Ängste davor abzubauen, dass sie mit neuen Technologien und der voranschreitenden Digitalisierung nicht Schritt halten könnten. Oft werden diese Ängste eher vom Unbekannten ausgelöst als von der Möglichkeit des eigenen Versagens. Viele Mitarbeitende sind nach der Einführung neuer Technologien zufriedener und produktiver, da sie durch die automatisierten Prozesse in ihrer Arbeit unterstützt und entlastet werden.

Handover

Auch nach erfolgreicher Optimierung und Automatisierung werden die Prozesse weiterhin überwacht und dokumentiert. Über Dashboards werden die Daten in Echtzeit visualisiert. So tragen sie zur Weiterentwicklung der Organisation bei. Die Handover-Phase dient der Überführung des Projekts in den Tagesbetrieb.

Process Mining in Kombination mit anderen, weiterführenden Anwendungen – bspw. Robotic Process Automation (RPA)

Process Mining kann gemeinsam mit anderen Optimierungstools und -methoden eingesetzt werden, vor allem mit KI und Machine Learning, Automation / RPA und Task Mining. Die Kombination dieser Tools eröffnet ganz neue Verbesserungsmöglichkeiten und maximiert die Ergebnisse.

Mit den durch Process Mining gewonnenen Erkenntnissen sind die Weichen für Robotic Process Automation (RPA) gestellt. Durch die Auswertung der Prozesse und deren Optimierung kann nun effizient und zielgerichtet Robotertechnologie eingesetzt werden. Ein tiefgehendes Prozesswissen ist also unerlässlich für den erfolgreichen Einsatz von RPA.

Ob und inwiefern sich ein Prozess für eine Automatisierung eignet, ist von einigen Faktoren abhängig, deren Klärung durch Process Mining aber gut zu bewältigen ist.

Die Analyse der verschiedenen Prozesseigenschaften wie etwa

• Homogenität (Anzahl der Varianten),
• Konformität (Einhaltung der Standards) und
• Häufigkeit

liefert erste Anhaltspunkte. Eine individuelle Betrachtung von Prozessen oder Teilprozessen führt zu einer Präselektion bei der Frage, in welchen Prozessen eine sinnvolle Implementierung von »Robotern« möglich ist.

Die gewonnene Transparenz wird anschließend nach wirtschaftlichem Nutzen gefiltert, um den Einsatz von roboterbasierter Automation auf den Weg zu bringen. Beispielsweise scheidet ein Vorgang, der zwar sehr einfach durch einen Roboter ausgeführt werden kann, aber nur selten vorkommt, spätestens bei der Prüfung der Rentabilität aus. Auch gibt es Vorgänge, die zwar häufiger vorkommen, deren Automatisierung aber kaum eine Verbesserung von Kapazität und Kosten mit sich bringen würde. Auch hier wird nach den Gesichtspunkten des ROI (Return on Investment) vom Einsatz roboterbasierter Abläufe abgesehen.

Mithilfe der Process-Mining-Technologie, eines internen IT-Kompetenzteams oder externer Berater*innen kann für jedes Unternehmen und jeden Prozess die rentabelste Lösung gefunden werden. Mit der Auswahl der richtigen Prozesse und Tätigkeiten kann RPA in Kombination mit Process Mining für eine höhere Wertschöpfung, reduzierte Kosten und damit mehr Gewinn für das Unternehmen sorgen.

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