Simplification bei Microsoft

Anna Kopp ist seit 2015 Head of IT bei Microsoft Deutschland und damit verantwortlich für die Fusion von Geschäftsprozessen und Technologie. Hier die Verbindung zu knüpfen, ist bereits im normalen Geschäftsbetrieb eine Herausforderung. Die Pandemie hat diese noch einmal verstärkt, aber auch neue Chancen eröffnet. Darüber sprach Anna Kopp mit Janice Köser, Manager der Akademie bei der Staufen AG.

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Fortschritt in der Digitalisierung

Dass Deutschland bei der Digitalisierung nicht unbedingt ganz vorne mitspielt, ist seit Längerem bekannt. Hier hat die Pandemie den Unternehmen tatsächlich einen guten Dienst erwiesen: Sie mussten zwangsweise einige große Schritte nach vorne machen. Anna Kopp bezeichnet die Digitalisierung als Reise. Manche Unternehmer mögen zwar glauben, sich von der Masse abzuheben, aber im Großen und Ganzen sind auf dieser Reise alle gleich: Es gilt, Herausforderungen bestmöglich zu meistern. Dafür ist es wichtig, dass man sich die Ist-Situation genau anschaut.

New Work: Eine nachhaltige Veränderung der Arbeitswelt

Viele Mitarbeitenden arbeiteten während der Pandemie zu Hause. In manchen Unternehmen gelang das besser als in anderen. Allerdings hat sich vor allem eines gezeigt: Die Angst vieler Arbeitgeber, dass ihre Mitarbeitenden sich zu Hause eine faule Zeit machen würden, hat sich nicht bestätigt. Es ist im Gegenteil so, dass viele Menschen zu Hause effizienter arbeiten können als im Büro. Sie möchten daher oft die Möglichkeit zum Homeoffice beibehalten.

Auf der anderen Seite gibt es Menschen, die sich daheim so gut wie gar nicht konzentrieren können. Dazu gehören oft Eltern kleiner Kinder. Für sie ist es wichtig, ins Büro zu kommen und hier ihre normale Arbeitsumgebung zu finden. Zudem gibt es immer wieder Momente, in denen es besser ist, im Unternehmen zu sein, etwa für

• Meetings,
• Trainings,
• Demos,
• Showcases oder
• Besuche von Kunden.

Die Technik ist häufig im Büro besser als daheim, sodass viele Mitarbeitende bestimmte Aufgaben lieber hier erledigen. Außerdem fällt der Austausch mit Kollegen und Kolleginnen leichter.

Hybrides Angebot als Erfolgsmodell

Ideal ist es laut Anna Kopp, wenn die Mitarbeitenden selbst entscheiden können, ob und wann sie ins Büro kommen möchten. In Unternehmen, in denen auch vor der Pandemie schon Homeoffice möglich war, sagte man früher: „Ich würde gern nächste Woche zwei Tage zu Hause arbeiten.“ Heute hat sich die Betonung verschoben: Viele Mitarbeitende geben nun an, dass und an welchen Tagen sie ins Unternehmen kommen.

Dadurch hat der Arbeitsplatz eine andere Qualität bekommen. Er ist weniger die Umgebung für die alltägliche Arbeit, sondern eher Begegnungsstätte, Technikraum und Showroom. Hier trifft man Kunden, hier konferiert man mit den Kollegen / Kolleginnen und Vorgesetzten.

Eine neue Herausforderung für Manager

Führungskräfte, die ein Team oder eine Abteilung leiten, sind durch die neuerdings dezentrale Arbeitswelt natürlich ganz neu gefordert: Es gibt Trainings, in denen sie lernen können, wie sie den Teamgeist und die Kommunikation aufrechterhalten können. Digitale Lösungen wie Chats oder gemeinsame virtuelle Kaffeepausen spielen hier eine große Rolle.

Gleichzeitig wird es den Arbeitnehmern immer wichtiger, dass ihr Wohl von Vorgesetzten und Arbeitgebern gesehen und geschützt wird. Die Arbeit daheim erlaubt es, den Tag etwas anders zu gestalten als sonst. Bei Bedarf können sich die Mitarbeitenden Zeit blocken für Sport oder auch für die Familie. Damit sie sich das trauen, ist das Management gefragt: Vorgesetzte sollten diese Möglichkeit vorleben.

Transformation klappt nicht von allein

Viele Unternehmer wissen, dass die Arbeitswelt sich wandelt und dass sie etwas tun müssen, um in Zukunft mit der Konkurrenz Schritt zu halten. Ein einfaches Bekenntnis zur Veränderung reicht aber nicht aus: Für eine Transformation ist es nötig, Zeit, Geld und Personal zu investieren. Nur Führungskräfte, die sich eingehend mit dem Thema beschäftigen und alles Notwendige lernen, können einen tatsächlichen Wandel im Unternehmen durchführen. Er greift tief in alle Unternehmensbereiche ein und lässt sich nicht eben mal nebenher erledigen.

Innovation darf nicht auf der Strecke bleiben

Ein Bereich, der unter der neuen dezentralen und flexiblen Arbeitswelt leiden kann, ist die Innovation. Damit das nicht passiert, müssen die Führungskräfte aktiv daran arbeiten, dass Ideen Raum bekommen, sich zu entfalten. Ideenboards oder Treffen für Hackathons etwa sind gute Möglichkeiten, um die Innovation auch im neuen und facettenreichen Arbeitsumfeld beizubehalten.

Keine Angst vor Ideen!

Deutschland ist ein Land, das stolz ist auf seine wohldurchdachten Ideen und Erfindungen und auf seine Wertarbeit. Gleichzeitig aber ist der Standort eher unflexibel, wenn es an Neuerungen geht. Manche revolutionäre Idee wird abgelehnt, weil sie zu gewagt oder gar albern erscheint. Dabei muss man drauflos denken können, denn das Aussprechen jeder interessanten Idee ist wichtig für die Innovation.

Nicht jede Idee muss komplett zu Ende gedacht oder ausgereift sein, um sie anzubringen. Teams sind dazu da, sich gemeinschaftlich Gedanken zu machen. Wer selbst an einem bestimmten Punkt mit seiner Idee nicht weiterkommt, kann sie seinen Kollegen / Kolleginnen und Vorgesetzten erzählen – oft hat jemand anderes den rettenden Einfall. Im Team entstehen fruchtbare Diskussionen und letzten Endes Innovationen.

BestPractice beinhaltet gute Fehlerkultur

Auf die Frage, welche Unternehmen den Wandel hin zu flexiblem New Work am besten meistern werden, ist sich Anna Kopp sicher: Die besten Chancen haben diejenigen mit einer gesunden Fehlerkultur. Wer seine Mitarbeitenden dazu motiviert, auch außergewöhnliche Ideen zu äußern, muss verschiedene Dinge ausprobieren. Dabei ist es wichtig, anhand messbarer Punkte laufend zu überprüfen, ob sich ein Vorgehen bewährt oder nicht. So kann man schnell nachjustieren oder das Vorgehen bei Bedarf auch wieder gegen ein neues austauschen. Wer aus seinen Fehlern lernt, kann sich weiterentwickeln – wer aus Angst vor Fehlern keine Veränderung zulässt, bleibt auf der Stelle stehen und verbaut sich die Zukunft.

Lernen von den Besten am BestPractice Day

Staufen veranstaltet den Best Practice Day 2021, den führenden Lean Management-Kongress in Europa, am 23. und 24. November. Neben vielen anderen spannenden Rednerinnen und Rednern ist auch Anna Kopp dabei, die ihre Erfahrungen mit New Work und der neuen Flexibilität am ersten Kongresstag mit den Zuhörerinnen und Zuhörern teilen wird. Ganz im Sinne der aktuellen Umbruchzeit findet dieser Kongress sowohl vor Ort in Stuttgart als auch digital per Livestream statt. So können alle Interessenten sich für diejenige Option entscheiden, die für sie am besten passt. Mehr Informationen zur Veranstaltung und zu den Speakern gibt es auf www.best-practice-day.com.

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