Interim Management: Von wegen Notlösung

STAUFEN MAGAZINE 2021 | No. 4 | Böllhoff | Inspiration

Kann ein Berater auch Interim-Management? Klar! Wenn die Anforderungen an die Stelle und das Profil des Beraters übereinstimmen, ist das gar kein Problem. Wie gut das funktioniert, zeigte Staufen Berater Dr. Björn Falk während seines Einsatzes beim Experten für Verbindungstechnik:
der Böllhoff-Gruppe.

Die Zeit drängte, als sich die Bielefelder Böllhoff GmbH Ende vergangenen Jahres auf die Suche nach einem Interim-Manager machte. Im Qualitätsmanagement des familiengeführten Unternehmens war kurzfristig eine Führungsposition zu besetzen. Für das spannende Geschäft der Sicherstellung und Steuerung der Kundenqualität musste ein Nachfolger gefunden werden. Doch bei der Suche nach dem passenden Aspiranten für den Posten wollte sich Geschäftsführer Marcel Rupprecht nicht unter Druck setzen. Das Anforderungsprofil an die neue dauerhafte Führungskraft sollte überdacht und die Position in der gebotenen Ruhe besetzt werden, auch um für das Team eine nachhaltige Führungsrolle und -verantwortung sicherzustellen.

Managementerfahrung, Hands-on-Mentalität sowie Fachwissen und Methodenkompetenz

Marcel Rupprecht kam die Idee, zunächst einen Interim-Manager einzusetzen. „An verschiedenen Stellen, etwa im Vertrieb, im Einkauf und in der Logistik, hat Böllhoff bereits gute Erfahrungen damit gesammelt“, erzählt Geschäftsführer Rupprecht. „Diese Möglichkeit haben wir immer dann gewählt, wenn Dringendes und Wichtiges zusammenkamen.“ Einen Manager auf Zeit einzusetzen, war also nicht ungewöhnlich. Neu war aber, dass der Posten kurzfristig mit einem Unternehmensberater besetzt wurde. Wie kam es zu dieser Wahl? Marcel Rupprecht: „Die Anforderungen an Flexibilität, Empathie, Stressfähigkeit und Fachwissen eines Interim-Managers sind grundsätzlich besonders hoch.“ Gemeinsam mit dem HR-Team von Böllhoff entwickelte der Geschäftsführer ein Anforderungsprofil für den Interim-Manager und beriet sich mit den gerade im Hause befindlichen Staufen Beratern, die Böllhoff in einem Change-Projekt unterstützten. Dabei stellte sich schnell heraus, dass jemand aus dem Führungsteam der Staufen AG selbst das passende Profil mitbrachte: Dr. Björn Falk, Branchenmanager für den Bereich Maschinenbau. Sein Profil beeindruckte den Böllhoff-Geschäftsführer: „Es war diese Mischung aus Managementerfahrung, Hands-on-Mentalität sowie Fachwissen und Methodenkompetenz im Qualitätsmanagement“, erinnert sich Marcel Rupprecht.

Die Böllhoff-Gruppe in Zahlen

Wertvoller Sparringspartner für die Geschäftsführung

Schnell wurde ein Treffen in Bielefeld vereinbart und bereits im Januar 2021 trat Björn Falk den Posten als Interim-Manager an. „Um die Vakanz zu überbrücken, erhielt ich zunächst ein Mandat für drei Monate mit der Option auf Verlängerung“, so der Staufen Berater. „Neben Reklamationen gehörte der gesamte Bereich Qualitätsmanagement Kunde zu meinem Aufgabengebiet. Das ist eine Besonderheit. Einem Externen so viel Verantwortung im Kundenkontakt zu geben, setzt schon ein großes Vertrauen in die Person voraus, weil sie das Unternehmen gegebenenfalls ja auch nach außen vertritt.“

Die schnelle Entscheidung für Björn Falk und die gewährten Kompetenzen begründet der Böllhoff-Geschäftsführer so: „Es ist eine Mischung aus fundiertem Fachwissen und einer Persönlichkeit, die mir auch als Sparringspartner dient. Er ist ein Typ Manager, der sich hier kurzfristig eingefügt hat und sehr digital unterwegs ist.“ Die Besetzung der Stelle auf Zeit habe ihm selbst genügend Spielraum für die Suche nach einem geeigneten Nachfolger gegeben und diesem wiederum die Möglichkeit, Böllhoff kennenzulernen und sich ohne Zeitdruck zu entscheiden. „Ich bin rückblickend froh, dass Staufen proaktiv auf uns zugekommen ist und uns diese Interim-Lösung angeboten hat.“

Onboarding unter Pandemiebedingungen

Die Einarbeitung des Managers auf Zeit wurde durch die Coronakrise erschwert. Bei 100 Prozent Homeoffice der Mitarbeitenden habe Herr Falk zunächst kaum jemanden persönlich kennengelernt, so Rupprecht. Stattdessen habe er schnell digitale Wege gefunden und sich mit Videokonferenzen und Telefonaten ein Netzwerk aufgebaut. Insgesamt sei der Interim-Manager im Familienunternehmen sowohl von den Führungskräften als auch von den Mitarbeitenden gut aufgenommen worden. Der Böllhoff-Claim „Begeisterung für erfolgreiche Verbindungen“ zähle eben nicht nur für die Produkte, sondern auch für die Unternehmenskultur: „Ich habe viel positives Feedback erhalten, sowohl von langjährigen Mitarbeitern als auch von denen, die noch nicht so lange bei uns sind. Sie alle haben die Lösung mit einem Interim-Manager begrüßt und schätzen Herrn Falk bis heute.“

Aber es gab zu Beginn auch Reibungspunkte. Marcel Rupprecht: „Die sind unvermeidlich.“ Wenn jemand antrete, um Ziele schneller zu erreichen, und dabei sein Fachwissen konsequent anwende, gerate er schon mal in die persönliche Komfortzone des einen oder anderen Kollegen. „Aber im respektvollen Umgang miteinander hat auch das etwas Positives.“ Mit neuen Methoden und Fähigkeiten habe der Interim-Manager das Team nach vorne gebracht und es durch konstruktive Kritikgespräche und seine Empathie geschafft, dass niemand abgehängt wurde. Auch sein Blick über den Tellerrand hinaus gefällt dem Geschäftsführer: „Herr Falk kümmerte sich neben seinem primären Aufgabengebiet auch um Themen wie zum Beispiel die Weiterbildung und Förderung der Mitarbeiter.“

„Die Anforderungen an Flexibilität, Empathie, Stressfähigkeit und Fachwissen eines Interim-Managers sind grundsätzlich besonders hoch.“

MARCEL RUPPRECHT
Böllhoff GmbH – Dienstleister Verbindungselemente

Nachfolgeregelung ohne Wissensverlust

Der positive Eindruck des Interim-Managers und die Erkenntnis, dass während der Coronakrise so schnell kein dauerhafter Nachfolger als Führungskraft im Qualitätsmanagement gefunden werden würde, führten rasch zu einer Verlängerung des Mandats bis in den Sommer hinein. Mehr und mehr wurde Björn Falk dabei auch in die Auswahl seines Nachfolgers eingebunden. Und nicht nur das: Um Wissensverlust beim Wechsel zu vermeiden, sollte sich der Der positive Eindruck des Interim-Managers und die Erkenntnis, dass während der Coronakrise so schnell kein dauerhafter Nachfolger als Führungskraft im Qualitätsmanagement gefunden werden würde, führten rasch zu einer Verlängerung des Mandats bis in den Sommer hinein. Mehr und mehr wurde Björn Falk dabei auch in die Auswahl seines Nachfolgers eingebunden.

Und nicht nur das: Um Wissensverlust beim Wechsel zu vermeiden, sollte sich der StaufenBerater auch um das Onboarding seines Nachfolgers kümmern und ihm während der Einarbeitung zur Seite stehen. Haben sich durch den Einsatz des Interim-Managers die Anforderungen an das Profil des Nachfolgers geändert? „Ja“, meint Marcel Rupprecht. „Die Arbeitsweise von Herrn Falk hat uns gezeigt, dass wir nicht nur jemanden benötigen, der sich mit Qualitätsmethoden auskennt.“ Im Bereich Reklamationsmanagement habe er beispielsweise das Reporting an die Geschäftsführung auf ein neues Niveau gebracht. Zudem habe er sich konsequent um das Schnittstellenmanagement und die Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder gekümmert. „Deshalb haben wir im Recruiting-Prozess zusätzlich Wert auf einen Manager mit genügend Empathie gelegt, der weiß, wie man Mitarbeiter stark und besser machen kann.“

Unternehmerische Entscheidung statt Kostenbrille

Böllhoff-Geschäftsführer Rupprecht würde in vergleichbarer Situation wieder auf einen Interim-Manager setzen, auch wenn das eine Lösung ist, die Mehrkosten verursacht: „Früher hätte man wahrscheinlich entschieden, dass in der Suchphase nach einem Nachfolger andere Mitarbeiter und Führungskräfte die Tätigkeiten aus Kostengründen vorübergehend mitübernehmen. Aber ein gut eingesetztes Interim-Management ermöglicht es, neues Wissen, beispielsweise in Bezug auf moderne Arbeitsweisen, oder auch ein verändertes Hierarchiedenken langfristig für das Unternehmen zu sichern. Das gesamte Team und auch ich persönlich haben hier von Herrn Falk viel gelernt.“ Sein Fazit: Der Einsatz eines Interim-Managers sollte keine teure Notlösung sein, sondern immer eine gut überlegte unternehmerische Entscheidung

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