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Juli 29, 2020
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Operational Excellence
Aufgrund des Corona-Virus scheint selbst die nahe Zukunft für Unternehmen unberechenbar zu sein. Können wir bald wieder in den „Normal-Modus“ zurückkehren oder gibt es eine „zweite Welle“? Diese Fragen kann uns derzeit wohl kein Experte und auch kein Wissenschaftler mit garantierter Sicherheit beantworten. Klar ist aber, dass Unternehmen dessen ungeachtet greifbare Chancen haben, sich für die Situation in den nächsten Monaten zu wappnen! Welche Möglichkeiten Ihre Organisation entlang des gesamten Wertstroms hat, zielgerichtet gegenzusteuern, haben wir mit unserem Staufen-Experten Andreas Müller diskutiert und in neun hilfreichen Tipps zusammengefasst.
Herr Müller, warum macht es gerade jetzt Sinn, das Thema schlanke Auftragsabwicklung zu vertiefen?
Als Führungskraft und Experte haben Sie jetzt Zeit, die „Säge zu schärfen“. Zeigen Sie Ihren Kunden, dass Sie ein verlässlicher und flexibler Partner sind! Dadurch schaffen Sie eine Differenzierung zu Ihren Wettbewerbern. Jetzt haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Spannung hochzuhalten, während die Konkurrenz noch im Tal der Tränen weilt, sodass Sie wirklich als Sieger aus der Krise hervorgehen können.
Was sind Ihre Tipps, wie sich Führungskräfte und Experten jetzt verhalten sollten?
1. Führen Sie eine Risikobetrachtung durch.
Ermitteln Sie, wo sich Ihre kritischen Prozesse hinsichtlich Qualität, Termine und Kosten befinden, und analysieren Sie, welche Ressourcen, bspw. bei der Mitarbeiterplanung, Engpässe darstellen könnten. Gibt es auch kritische Schnittstellen im Prozess? Dann definieren und analysieren Sie, wie Sie diese am besten koordinieren. Beziehen Sie dabei auch Ihre Kunden und Lieferanten ein, um alle relevanten Informationen für eine schlanke und effiziente Auftragsabwicklung zusammenzutragen.
2. Schaffen Sie für die Risikobetrachtung Transparenz in Ihrem Wertstrom und in den Unterstützungsprozessen.
Berücksichtigen Sie die drei Aspekte „Mensch, Maschine, Material“ – wie ist Ihr Status quo und wo müssen Sie hin? Schaffen Sie auf der Basis dieses Dreiklangs die notwendige Transparenz und Klarheit. Machen Sie sich zudem bewusst, wie Ihre Informationen fließen und wie Sie mögliche Abweichungen identifizieren und ggf. gegensteuern können. Jetzt können Sie außerdem damit starten, für die kritischen Prozesse geeignete Lösungsszenarien zu entwerfen.
3. Verifizieren Sie Ihre Ergebnisse mit Ihren Kollegen, Kunden und Lieferanten.
Komplexe Rahmenbedingungen erfordern eine vielschichtige Betrachtung des Status quo. Gleichen Sie Ihre Sichtweise und Ziele mit denen Ihrer Kunden, Lieferanten und Kollegen ab, um eine ganzheitliche Betrachtung des Wertstroms zu erhalten. Fragen Sie nach, wo Ihre Lieferanten und Kunden während der Krise stehen und welche Problematiken und Lösungen sie haben. Schaffen Sie hierfür Vertrauen, indem Sie Ihr eigenes Visier etwas öffnen und Insights aus Ihrem Unternehmen teilen.
4. Entscheiden und priorisieren Sie Maßnahmenpakete.
Sie stehen vor der Herausforderung, dass zum einen sich die Umsätze auf einem niedrigen Niveau befinden und zum anderen Sie höchste Flexibilität mit beschränkten Ressourcen aufbieten müssen, um wirtschaftlich agieren zu können. Deshalb ist es aktuell wichtiger denn je, einen klaren Fokus – die richtigen Prioritäten – zu haben, um auf die richtigen Dinge Einfluss zu nehmen und daraus Geschwindigkeit zu gewinnen.
5. Seien Sie als Führungskraft auch virtuell präsent.
Vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern klare Regeln der Zusammenarbeit. Wichtig ist, dass Sie als Führungskraft greifbar sind und Entscheidungen treffen können. Werden Sie sich bewusst, welche Informationen Sie in welcher Form benötigen, und kommunizieren Sie dies gegenüber Ihren Mitarbeitern und Kollegen. Sie sind als Bindeglied zwischen den Mitarbeitern und dem Unternehmen wichtiger als je zuvor, da neue Herausforderungen und Probleme entstanden sind, die Sie jetzt mit anderen Methoden lösen müssen, um erfolgreich zu bleiben.
6. Treffen Sie klare und für Ihre Mitarbeiter nachvollziehbare Entscheidungen.
„Clarify the why“ – die aktuelle Situation ist ungewohnt und Ihre Mitarbeiter sind auf der Suche nach Struktur, Stabilität und vor allem nach Antworten auf ihre offenen Fragen. Je klarer Sie die Frage nach dem „Warum“ beantworten können, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Team auch in stürmischen Zeiten hinter Ihnen steht. Treffen Sie klare Entscheidungen, die es Ihrem Team ermöglichen, mitzudiskutieren und seinen Input einzubringen.
7. Vereinbaren Sie eindeutige Kommunikationswege und verabschieden Sie ggf. Notfall-Standards.
Definieren Sie eine Kommunikationskaskade: Wie kommuniziere ich wann, mit wem und in welcher Form? Welche Möglichkeiten gibt es, um Themen zu eskalieren, und wie lange sollten die Antwortzeiten sein?
8. Schenken Sie Ihren Mitarbeitern gerechtfertigtes Vertrauen.
Führen auf Distanz erfordert Vertrauen in die Mitarbeiter, da eine permanente Kontrolle zum einen nicht umsetzbar und zum anderen alles andere als effizient ist. Die Qualifikation und Zuverlässigkeit Ihrer Mitarbeiter ist hierbei die Basis des Vertrauens. Beurteilen Sie für sich, welchen Mitarbeitern Sie welche Kompetenzen geben. Gehen Sie selbst in die Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter und schaffen Sie die Rahmenbedingungen, um ihnen mehr Kompetenzen geben zu können. Steigern Sie damit die Motivation der Mitarbeiter für eigenverantwortliches Handeln. Stehen Sie dennoch jederzeit als Mentor für Ihre Mitarbeiter zur Verfügung.
9. Führen Sie eine Prozesskontrolle Ihrer kritischen Prozesse durch.
Stabilisieren Sie Ihre kritische Prozesskette im Wertstrom, indem Sie kurzzyklische Steuerungsschleifen implementieren. Übertragen Sie die Verantwortung für zuliefernde Prozessketten Step by Step auf Ihre Mitarbeiter und lassen Sie sie in diesem Bereich Erfahrung gewinnen und wachsen.
