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„Da ist Kommunikation natürlich ein ganz wichtiger Punkt.“ 

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August 23, 2022 | Operations Management

New Work verspricht erleichtertes, flexibles und angenehmes Arbeiten, doch der Weg dahin ist weit. Über die Herausforderungen und Lösungen in diesem Zusammenhang spricht Detlev Artelt, Kommunikationsarchitekt und Geschäftsführer der aixvox GmbH in Aachen, mit Janice Köser im Podcast for Change.

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A photo of business people having discussion in board room. Male and female professionals are seen through glass. They are working in office.

Das sind die Aufgaben von Kommunikationsarchitekt*innen 

Jede Veränderung im Arbeitsleben ist mit einer Anstrengung verbunden: Wir neigen dazu, alles so zu machen, wie wir es immer gemacht haben – allein aus Gewöhnung. Um von den Vorteilen der New Work profitieren zu können, sind Veränderungen aber unumgänglich. Die größte Schwierigkeit ist, dass in einem Team nicht alle den gleichen Stand haben: Während die einen problemlos mit Dokumenten in der Cloud arbeiten, versenden die anderen nach wie vor große Datenmengen per E-Mail. „Da ist Kommunikation natürlich ein ganz wichtiger Punkt“, sagt Kommunikationsarchitekt Detlev Artelt. 

Es ist wichtig, jedes einzelne Teammitglied dort abzuholen, wo es gerade steht. Für den Kommunikationsarchitekten als Berater im Unternehmen gilt es zunächst immer, eine Analyse zu erstellen und die unterschiedlichen Standpunkte abzufragen. Erst dann ist es möglich, die individuell passenden Tools für das Unternehmen und das Team zusammenzustellen. Es gibt Werkzeuge, die lassen sich an manchen Arbeitsplätzen einsetzen und an anderen nicht. Wer etwa an einer Maschine arbeitet, ist örtlich gebunden. Das gilt nicht für Menschen, die Präsentationen konzipieren, Artikel schreiben, Vorträge halten etc.: Hier gibt es keinen festen Ort für die Arbeit. 

Es obliegt dem Kommunikationsarchitekten, der Belegschaft im Unternehmen die Möglichkeiten aufzuzeigen: Wie gelingt es, die Arbeit flexibler und angenehmer zu gestalten? Welches Tool eignet sich? Warum ist es unnötig, auf das Büro fixiert zu sein? Die Konzeption der bisherigen Arbeitswelt, so viele Nachteile sie auch mitbringen mochte, ist überraschend schwierig umzustoßen, erklärt Detlev Artelt: „Diese Dinge müssen wir aufbrechen, damit Arbeit kein Ort mehr ist, sondern etwas, das ich tue.“ 

Die drei B`s – Bricks, Bytes und Behavior 

Um tief verwurzelte Vorstellungen und Annahmen aus den Köpfen der Menschen zu entfernen, müssen verschiedene Punkte zusammenspielen. Detlev Artelt nennt sie die drei Bs: Bricks, Bytes und Behaviour. 

In deutlich zu vielen Firmen, die mit Bricks und Bytes gut ausgestattet sind, mangelt es an Behaviour. Das ist darauf zurückzuführen, dass die Anschaffung des nötigen Equipments und der modernen Tools „nur“ eine Geldfrage ist, während Behaviour in den Köpfen der Mitarbeitenden ebenso wie in denen der Geschäftsführung stattfinden muss.  

Es reicht zum Beispiel nicht, eine hochwertige Ausstattung anzuschaffen und Schulungen für die Belegschaft anzuberaumen: Darüber hinaus ist es unumgänglich nötig, dass auch die Geschäftsführung und die Führungskräfte die Bricks und Bytes beherrschen und nutzen. Die Vorbildfunktion ist nicht zu unterschätzen: Warum sollten sich Mitarbeitende unter Anstrengungen umgewöhnen, wenn die Führungsetage es nicht tut? 

Bricks

Bricks sind die Unternehmen selbst, die Arbeitsorte, die zur Verfügung stehenden Räume und Plätze für die Arbeit. 

Bytes

Bytes sind die Gesamtheit der nutzbaren Technologien, die die Zusammenarbeit der Menschen auch an verschiedenen Orten ermöglichen – von Kommunikationsmitteln für Konferenzen bis zu Cloud-Diensten für den Austausch und die gemeinsame Bearbeitung großer Datenmengen. 

Behaviour

Behaviour ist die Unternehmenskultur, die dafür sorgen muss, dass die ersten beiden Ressourcen gut ausgeschöpft und genutzt werden.  

In der Lobby sitzt nie jemand, weil alle denken, wenn ich da sitze und arbeite und mein Chef kommt vorbei, dann denkt er vielleicht, ich tu gar nichts, weil ich hier draußen rumsitze und nicht in meinem Büro.

Detlev artelt, Kommunikationsarchitekt und Geschäftsführer aixvox GmbH

Einfach anders arbeiten

2015 ist Detlev Artelts Buch „Einfach anders arbeiten“ erschienen. Es ist wichtig zu wissen, dass sich „einfach“ auf das Ziel bezieht, nicht auf die Umsetzung: „Die ist natürlich überhaupt nicht einfach für die Unternehmen“, sagt Detlev Artelt. Er kenne etwa Unternehmen, in denen es eine bequeme und gut ausgestattete Lobby gebe, in der die Belegschaft zur Abwechselung auch arbeiten könne, wenn sie das wolle: „Da sitzt nur nie jemand, weil alle denken, wenn ich da sitze und arbeite und mein Chef kommt vorbei, dann denkt er vielleicht, ich tu gar nichts, weil ich hier draußen rumsitze und nicht in meinem Büro.“ Das liegt an der tief verwurzelten Vorstellung, dass das Büro der Arbeitsplatz ist und nicht die Lobby. 

Das zeigt eines der Grundprobleme bei Veränderungen im Unternehmen: Es reicht nicht aus, den Mitarbeitenden neue Werkzeuge zur Verfügung zu stellen. Sie benötigen auch Anleitung und Hilfe beim Ausprobieren, Akzeptieren und Schaffen und Beibehalten neuer Gewohnheiten. 

Die Führungskräfte werden besonders gefordert 

Manchmal zeigt sich einfach, dass diejenigen, die sich Konferenzen per Video verweigern, schlecht funktionierende Monitore oder Mikrofone haben – deshalb gehen sie davon aus, dass sie mit der neuen Technologie nicht klarkommen. Dies zu prüfen, sollte einer der ersten Schritte sein. Er räumt bereits viel Potenzial zur Verweigerung aus dem Weg. 

Für jede Veränderung ist eine Bestandsaufnahme nötig:

  • Welche Tools und Möglichkeiten sind vorhanden?
  • Stehen sie der ganzen Belegschaft gleichermaßen zur Verfügung?
  • Wie weit ist die Digitalisierung im Unternehmen insgesamt fortgeschritten?

Hardware ist allerdings in den meisten Fällen nicht das Problem: Vor allem Mitarbeitende, die außerhalb der Arbeit kaum Computer nutzen und kein Interesse an der Materie haben, reagieren oft unwillig auf Veränderungen, für die sie etwas lernen müssen, was ihnen nicht direkt liegt. Andere hingegen nehmen die neuen Möglichkeiten gern an, verstehen sie intuitiv und nutzen sie binnen kurzer Frist sicher und selbstverständlich. Diese Diskrepanz macht Schulungen komplizierter. 

Führungskräfte müssen also immer berücksichtigen, dass ein Teil der Belegschaft mehr Hilfe benötigt als ein anderer. Zudem gibt es hier zahlreiche Abstufungen, die in Betracht gezogen werden sollten. Manche Mitarbeitende brauchen nur eine kurze Einführung: „Für viele ist es selbstverständlich, solche Tools zu nutzen“, meint Detlev Artelt. Andere benötigen nicht nur mehr und kleinteiligere Schulungen und Workshops, sondern brauchen auch im Alltag immer wieder eine sanfte Anleitung, damit sie die neuen Möglichkeiten auch langfristig nutzen. 

New Work kann Arbeiten angenehmer machen 

Detlev Artelt findet es wichtig, dass die Möglichkeiten der New Work ausgeschöpft werden, um das Arbeiten so angenehm wie möglich zu gestalten. Dass viele Unternehmen während der Pandemie Homeoffice ermöglicht haben, war nur ein erster Schritt: „Nicht jeder hat zu Hause Lust und Platz, zu arbeiten“, gibt Artelt zu bedenken. Aber auch Co-Working Spaces böten eine interessante Alternative zum Büro im Unternehmen. Die neuen Technologien erleichtern es den Mitarbeitenden außerdem, im konzentrierten Workflow auf sich zu achten. „Ich habe bei mir selber ein Tool im Einsatz. Es erinnert mich daran, Pausen zu machen. Es erinnert mich daran, zu trinken und mich zu bewegen“, erklärt Artelt. Die Möglichkeiten der New Work sind vielfältig – es liegt an den Unternehmen selbst, die ersten Schritte zu unternehmen.  

Moderation Janice Koeser

Janice Köser

Manager Academy

Staufen AG

Gesprächspartner Portrait Detlev Artelt

Detlev Artelt

Kommunikationsarchitekt und Geschäftsführer

aixvox GmbH

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